Pengelolaan sebuah klinik harus dilakukan secara tepat agar klinik dapat melayani pasien dengan baik. Akan tetapi, tidak jarang para dokter mengalami kesulitan dalam menjalankan kliniknya karena tidak mengetahui cara pengelolaan yang tepat.

Pengelolaan administrasi adalah salah satu permasalahan yang biasanya terjadi di klinik. Untuk mengatasi hal tersebut, sebuah klinik membutuhkan sebuah sistem kerja yang terorganisir. Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk membuat sistem kerja administrasi.

Tips untuk Administrasi bagian Front Office

Administrasi bagian front office harus benar-benar dipastikan tertata dengan baik. Mengingat bahwa front office menjadi aspek yang dapat dilihat dan dinilai dengan mudah oleh publik, maka hal ini dapat dijadikan perhatian khusus. 

Tentunya setiap klinik menginginkan citra positif dari setiap pasien yang berkunjung. Oleh karena itu, diperlukan ketertiban dalam melakukan administrasi di bagian front office. Berikut cara-cara yang bisa dilakukan untuk meminimalisir kesalahan administrasi front office:

Pendaftaran pasien

Saat pasien baru datang pertama kali, lakukan pendataan secara menyeluruh mulai dari data diri pasien. Ketika pasien datang untuk kedua kali dan seterusnya maka tidak perlu lagi dilakukan pencatatan karena data pasien telah ada sebelumnya. 

Kegiatan pendaftaran pasien akan memudahkan staf bila terdapat sistem yang mampu terintegrasi dari satu bagian ke bagian lainnya.

Sistem terintegrasi ini mampu mengurangi aktivitas dengan cara manual sehingga kegiatan di klinik akan terhindar dari masalah administrasi. 

Pemberian kartu pasien

Kartu pasien memiliki fungsi yang cukup penting karena dapat memberikan informasi awal pasien tanpa harus membuka data-data lama.

Kartu pasien biasanya berisi nama, usia, jenis kelamin, nomer pasien, dan lain sebagainya. Kartu tersebut akan digunakan untuk mempercepat proses pelayanan ketika pasien datang kembali di kemudian hari.

Catat kondisi dan transaksi pasien

Pencatatan kondisi awal pasien sangat diperlukan oleh dokter, seperti gejala yang dialami apa, sudah berapa lama, tekanan darah berapa, suhu tubuh, dan lain sebagainya. Penting untuk mengecek semua itu sebelum menemui dokter. 

Selain itu, apa saja yang sudah dilakukan oleh pasien di klinik harus diketahui oleh petugas terutama untuk transaksi-transaksi pengobatan.

Diantaranya seperti konsultasi, penanganan, hingga pembelian obat setelah ditangani oleh dokter. Pencatatan harus dilakukan agar bisa mengetahui apa saja kegiatan yang dilakukan oleh pasien.

Tujuan dari pencatatan kondisi dan transaksi pasien adalah klinik memiliki data riwayat pasien sehingga bisa ditrack memiliki riwayat sakit apa sebelumnya. Pencatatan data ini sangat penting, jadi jangan sampai ada kesalahan misalnya seperti ada data pasien yang hilang atau tertukar atau masalah lainnya yang tentu saja bisa menjadi fatal akibatnya.

Maka dari itu, diperlukan sebuah sistem yang dapat mengelola pencatatan di atas dengan teratur dan baik. Sehingga memudahkan staf untuk mencari data kembali dan menghindari kehilangan data.

Pemberian invoice

Dalam proses pembayaran, alangkah baiknya bila klinik memberikan invoice. Invoice merupakan dokumentasi atau bukti transaksi yang sudah dilakukan pasien. Invoice juga dapat digunakan pasien bila membutuhkan bukti transaksi.

Saat ini invoice tidak hanya diberikan dalam bentuk fisik (kertas), tetapi sudah berkembang ke invoice dalam bentuk softfile atau digital, sehingga pasien dapat menyimpan invoice dapat menyimpannya dalam waktu lama dan tidak takut invoice rusak.

Invoice digital ini dapat didapatkan saat klinik menggunakan sistem yang terintegrasi baik dengan bagian farmasi.

Baca Juga: Ingin Buat Klinik Ramai? Pastikan Anda Melakukan Hal Ini

Tips untuk Administrasi bagian Back Office

Administrasi back office bertugas mengurusi pekerjaan di bagian belakang klinik di mana mereka tidak secara langsung berinteraksi atau melayani pasien.

Untuk bagian administrasi back office biasanya mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan laporan-laporan.

Laporan transaksi

Laporan transaksi berkaitan dengan pendapatan dan pengeluaran sebuah klinik. Biasanya laporan ini dapat direkapitulasi setiap hari, minggu, maupun bulanan. 

Tujuannya dari laporan transaksi ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses keuangan dalam sebuah klinik dalam periode tertentu sehingga dapat dievaluasi bersama.

Laporan kunjungan pasien

Laporan kunjungan pasien sangat dibutuhkan klinik. Pasalnya, laporan kunjungan dapat dimanfaatkan klinik untuk melihat apakah pengunjung meningkat atau menurun pada periode waktu tertentu. Sehingga dapat dijadikan dasar evaluasi.

Laporan kehadiran dokter, perawat, dan staf

Laporan kehadiran dokter, perawat, dan staf lain juga dilakukan oleh back office. Laporan ini nantinya juga akan berpengaruh terhadap gaji yang akan diterima dokter, perawat, maupun staf. Sehingga diperlukan sistem pengelola yang dapat membantu bagian administrasi back office untuk mengelola laporan-laporan yang dibutuhkan klinik.

Sistem untuk Mengelola Administrasi Klinik

Ketiga jenis laporan di atas sangat dibutuhkan oleh klinik untuk melakukan evaluasi dan pengambilan kebijakan tiap bulannya. Sehingga pemilik klinik dapat terus memantau kliniknya.

Bila proses administrasi front office maupun back office tidak berjalan dengan baik, maka dapat dipastikan klinik tersebut pun akan mengalami masalah.

Jika dulu pencatatan atau pendataan masih manual menggunakan kertas dan buku-buku. Bila menggunakan komputer pun juga masih belum bisa maksimal. Hal ini tentu sudah jauh berbeda dengan perkembangan teknologi sekarang ini yangs serba otomatis.

Salah satunya Software Administrasi Klinik yang menjadi solusi dari pengelolaan administrasi klinik. Setiap bagian terhubung dalam satu aplikasi, dari pendaftaran hingga pembelian obat. Memilih sistem juga menjadi pertimbangan, pastikan bahwa fitur dalam sistem lengkap dan membantu dalam mengelola data klinik.

Salah satu rekomendasi software administrasi klinik yang dapat Anda gunakan adalah eKlinik. 

eKlinik merupakan sistem online berbasis web/cloud yang dipergunakan untuk membantu manajemen dan administrasi klinik. Sehingga klinik Anda menjadi lebih maju, profesional, dan siap go digital.

Dengan menggunakan Software Administrasi Klini atau eKlinik, klinik dapat terbantu dalam banyak hal, seperti: 

– Pengelolaan data pasien dari rawat jalan dan rawat inap

– Pencatatan tindakan dokter

– Mengelola Farmasi, seperti antrian dan pembelian obat saja tanpa periksa

– Laporan keuangan, pada menu ini terdapat banyak modul keuangan dibutuhkan oleh klinik.

– Laboratorium dan Inventory

– Cetak surat keterangan

Bila Anda berminat dengan aplikasi eKlinik coba demo GRATIS-nya

Atau langsung hubungi admin kami melalui WhatsApp